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Mail Manager est un outil simple et convivial qui permet d'enregistrer (au niveau du bureau d'ordre) et de diffuser le courrier "arrivée, départ et interne", les notes de services, les demandes de congés, les PV ainsi que tout formulaire interne circulant au sein de votre organisation, quelque soit sa forme (lettre, télécopie, courrier électronique).
S'appuyant sur une base de données documentaire sous IBM Domino®, Mail Manager permet l’enregistrement, l’affectation, la diffusion et le suivi du courrier correspondant externe de l’organisation, et le classement des documents échangés de façon logique (par expéditeur, par date, par référence, par dossier…).
Mail Manager s'adresse aux administrations publiques, et en général, à toute organisation pour laquelle la gestion du courrier est une fonction stratégique.


Fonctions

 Gestion et suivi des courriers en arrivée, départ et interne
 Supervision et suivi des documents et des tâches
 Fonction avancée de recherche
 Classement des courriers
 Gestions des dossiers
 Enregistrement et affectation des fax et des e-mails
 Gestion d'annuaire de contacts internes et externes


Avantages

 Centralise l'information et organise de façon sécurisée sa circulation
 Facilite le travail de groupe en réduisant les échanges papier
 Accroît la réactivité de l'entreprise
 Facilité de mise en œuvre et de déploiement
 Flux de travail (Workflow) multiples et paramétrables
 Recherche instantanée des documents / dossiers
 Réduit le volume de papier à gérer et à stocker


Caractéristiques Techniques

 Fonctionnement multisites et 100 % web
 Recherche documentaire en texte intégral
 Signature électronique du courrier
 Saisie rapide des documents papier et électroniques
 Gestion des droits d'accès à plusieurs niveaux
 Génération de rapports d'activités
 Intégration de messagerie : envoi de messages avec liens dynamiques